KVKK ve Gizlilik

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümleri gereği kimliğinizi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilginiz, özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil olmak üzere, Kişisel Veri olarak aşağıdaki kapsamda, Veri Sorumlusu sıfatıyla LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından işlenecektir. Kişisel Verilerinizin işlenmesi ise bu verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Bu Bilgilendirme ve Açık Rıza Metni ile söz konusu Kanun uyarınca velilerin ve öğrencilerin LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında aydınlatılması ve aşağıda belirtilen durumlar için açık rızalarının temini hedeflenmektedir.

LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. olarak kişisel verilerinizin güvenliğine en üst düzeyde önem verdiğimizi, sizlere sunduğumuz tüm ürün ve hizmetlerimizde kişisel verilerinizin güvenliğinin ön planda olduğu bilinciyle faaliyetlerimize devam ettiğimizi belirtmek isteriz.

Velilere ve öğrencilere ait kişisel veriler, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un ve LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini ile LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un sunduğu ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası da dahil olmak üzere Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde işlenmektedir.

1. Kapsam

Bu kapsamda velilerin ve öğrencilerin kişisel verileri; velilere ve öğrencilere yönelik kampanyaların oluşturulması, çapraz satış yapılması, hedef kitle belirlenmesi, Veli ve öğrenci hareketlerinin takip edilerek kullanıcı deneyimini arttırıcı faaliyetlerin yürütülmesi ve LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. 'a ait internet sitesi ile mobil uygulamanın işleyişinin geliştirilmesi ve Veli ve öğrenci ihtiyaçlarına göre kişiselleştirilmesi, doğrudan ve doğrudan olmayan pazarlama, kişiye özel pazarlama ve yeniden pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, kişiye özel segmentasyon, hedefleme, analiz ve şirket içi raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi, pazar araştırmaları, veli ve öğrenci memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve icrası ile veli ve öğrenci ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası amaçlarıyla dahil olmak üzere LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un ürün ve/veya hizmetlerinin satış ve pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un sunduğu ürün ve/veya hizmetlere bağlılık oluşturulması ve/veya arttırılması süreçlerinin planlanması ve icrası kapsamında Veli’nin vereceği onayı doğrultusunda işlenebilecek ve işbu Bilgilendirme ve Açık Rıza Metni'nde belirtilen taraflarla paylaşılabilecektir.

2. İşlenebilecek Kişisel Veri Kategorileri

Kurum tarafından yürütülen süreçlerin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:
• Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, öğrenci numarası, sınıf/şube bilgisi, veli/vasi bilgileri.
• İletişim bilgileri: telefon, e-posta, adres, acil durum iletişim kişisi ve iletişim tercihleri.
• Öğrenci ve eğitim bilgileri: kayıt bilgileri, devam-devamsızlık, ders ve sınav bilgileri, ölçme-değerlendirme sonuçları, akademik gelişim, karne, belge ve raporlar.
• Finansal ve sözleşmesel bilgiler: kayıt sözleşmesi, ödeme, tahsilat, fatura ve muhasebe süreçlerine ilişkin bilgiler.
• Rehberlik, disiplin ve öğrenci destek bilgileri: görüşme, gözlem, rehberlik yönlendirmeleri, disiplin süreci belgeleri, veli görüşme notları ve öğrenci destek süreçlerine ilişkin kayıtlar.
• Sağlık verileri: revir kayıtları, acil durum bilgileri, kronik rahatsızlık, ilaç kullanımı, sağlık raporu, alerji, diyet, özel beslenme ve benzeri özel nitelikli bilgiler.
• Görsel ve işitsel kayıtlar: fotoğraf, video, ses kaydı, canlı ders sırasında oluşabilecek görüntü/ses verileri, etkinlik ve gezi görselleri, tören ve okul faaliyeti kayıtları.
• Servis ve ulaşım bilgileri: servis kullanımı, güzergah, durak, araç, servis personeli, veli bilgilendirme ve ulaşım güvenliğine ilişkin kayıtlar.
• Dijital işlem, uzaktan eğitim ve güvenlik bilgileri: portal kullanıcı bilgileri, kurumsal e-posta hesabı, canlı ders katılım bilgileri, işlem zamanı, IP kaydı, cihaz/oturum bilgisi, log kayıtları, eğitim teknolojileri kullanım kayıtları ve sistem güvenliği kayıtları.
• Pazarlama, iletişim ve ticari elektronik ileti tercihleri: tanıtım, bilgilendirme, etkinlik duyurusu, kayıt dönemi bilgilendirmesi, kampanya, iletişim izni, ticari elektronik ileti onayı ve kanal tercihleri.
• Konum verisi: servis, ulaşım, güvenli erişim, uygulama veya harita tabanlı hizmetler kapsamında işlenmesi gereken sınırlı konum bilgileri.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Online kayıt ön başvuru süreçleri: Aday öğrenci ve veli başvurularının alınması, başvuru bilgilerinin değerlendirilmesi, kayıt görüşmesi planlanması, kontenjan ve uygunluk değerlendirmesi yapılması, veli ile iletişim kurulması ve kayıt sürecine hazırlık yapılması.
• Kayıt ve kayıt yenileme süreçleri: Öğrencinin okula kaydının yapılması, kayıt sözleşmesinin kurulması, öğrenci dosyasının oluşturulması, sınıf/şube planlaması, ödeme ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi, resmi kayıt ve bildirim işlemlerinin tamamlanması.
• Eğitim hizmetinin yürütülmesi: Ders programı, sınıf içi ve okul içi eğitim faaliyetleri, akademik takip, öğretmen-veli iletişimi, öğrenci gelişim süreçleri, kulüp ve destek çalışmaları ile eğitim-öğretim hizmetinin düzenli yürütülmesi.
• Uzaktan eğitim ve canlı ders süreçleri: Canlı derslerin planlanması ve yürütülmesi, öğrencinin dijital eğitim platformuna erişiminin sağlanması, kurumsal e-posta hesabı ve kullanıcı bilgilerinin yönetilmesi, canlı ders katılımının izlenmesi, ödev, sınav ve ölçme-değerlendirme süreçlerinin uzaktan eğitim ortamında yürütülmesi, bilgi güvenliği ve öğrenci güvenliği tedbirlerinin alınması.
• Ölçme-değerlendirme ve sınav süreçleri: Sınav, quiz, proje, ödev, performans değerlendirme, karne, gelişim raporu, akademik başarı takibi, sınav güvenliği ve ölçme-değerlendirme sonuçlarının öğrenci/veli ile paylaşılması.
• Devamsızlık, disiplin ve rehberlik süreçleri: Devam-devamsızlık takibi, geç kalma kayıtları, disiplin süreçleri, öğrenci davranışlarının izlenmesi, rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesi, öğrenci destek planlaması ve veli bilgilendirmesi.
• Sağlık verisi işleme ve öğrenci güvenliği: Revir hizmetleri, acil durum müdahalesi, sağlık tedbirlerinin alınması, ilaç/rapor/kronik rahatsızlık bilgisinin değerlendirilmesi, okul içi güvenlik ve öğrencinin üstün yararı gözetilerek gerekli önlemlerin alınması.
• Yemekhane, diyet, alerji ve özel beslenme süreçleri: Yemekhane ve kantin hizmetlerinin planlanması, alerji risklerinin yönetilmesi, diyet veya özel beslenme ihtiyacının dikkate alınması, gıda güvenliği ve öğrenci sağlığının korunması.
• Servis hizmeti ve ulaşım güvenliği: Servis kaydı, güzergah ve durak planlaması, araç ve servis personeli eşleştirmesi, veli bilgilendirmesi, öğrencinin güvenli ulaşımının sağlanması ve servis sürecinin izlenmesi.
• Tanıtım amaçlı fotoğraf ve video süreçleri: Kurum tanıtımı, okul faaliyetlerinin duyurulması, katalog, broşür, web sitesi, tanıtım filmi ve benzeri kurumsal iletişim materyallerinde görsel/işitsel kayıtların kullanılması. Öğrenci veya veli görüntüsü içeren paylaşımlar için ayrıca açık rıza onayı alınacaktır.
• Sosyal medya paylaşımı: Kurumun resmi sosyal medya hesaplarında okul faaliyetlerinin, etkinliklerin, başarıların ve duyuruların paylaşılması. Öğrenci veya veli görüntüsü içeren paylaşımlar için ayrıca açık rıza onayı alınacaktır.
• Etkinlik, gezi ve okul faaliyeti görsel kayıtları: Tören, gezi, yarışma, mezuniyet, kulüp faaliyeti, sosyal sorumluluk çalışması ve benzeri etkinliklerde görsel/işitsel kayıt alınması ve gerektiğinde paylaşılması. Öğrenci veya veli görüntüsü içeren paylaşımlar için ayrıca açık rıza onayı alınacaktır.
• Pazarlama iletişimi ve ticari elektronik ileti süreçleri: Kurum tanıtımı, etkinlik duyuruları, kayıt dönemi bilgilendirmeleri, kampanya veya benzeri iletişimlerin SMS, e-posta, telefon, uygulama bildirimi veya diğer iletişim kanallarıyla yapılması. Eğitim hizmetinin zorunlu unsurları, resmi bildirimler, sözleşmesel/kanuni bilgilendirmeler ve acil durum duyuruları ile tanıtım, reklam, kampanya ve pazarlama amaçlı ticari elektronik iletilerin gönderimi.
• Konum verisi süreçleri: Servis/ulaşım organizasyonu, güvenli erişim, öğrenci güvenliği, mobil uygulama veya harita tabanlı hizmetlerin yürütülmesi amacıyla sınırlı konum verisi işlenmesi.
• Bilgi güvenliği ve sistem kayıtları: Portal kullanımının güvenli şekilde yürütülmesi, kullanıcı doğrulama, işlem kayıtlarının tutulması, açık rıza ve aydınlatma beyanlarının ispatı, yetkisiz erişimin önlenmesi ve teknik güvenliğin sağlanması.
• Resmi süreçler ve kurum içi uyum: Milli Eğitim Bakanlığı ve ilgili kamu kurumları nezdindeki resmi bildirimler, denetim süreçleri, arşiv düzeni, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, talep/şikayet yönetimi ve kurumsal uyum süreçlerinin yürütülmesi.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel veriler; online başvuru formu, kayıt sözleşmesi, veli/öğrenci portalı, mobil uygulama, fiziki formlar, okul yönetimi ve öğretmen görüşmeleri, rehberlik görüşmeleri, sınav ve ölçme-değerlendirme kayıtları, revir ve sağlık birimi kayıtları, yemekhane/servis başvuru formları, etkinlik/gezi formları, çağrı/e-posta/SMS iletişimi, kamera ve görsel kayıt sistemleri, bilgi işlem sistemleri ve log kayıtları aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda toplanabilir.

5. Kişisel Verilerin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler; kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kurumun meşru menfaati ve açık rıza gerektiren hallerde ilgili kişinin açık rızası kapsamında işlenecektir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Velilere ve öğrencilere ait kişisel veriler, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. 'un ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un ve LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini ile LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ’un sunduğu ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere özel önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve uygulanması da dahil olmak üzere Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. ve Şirket yetkilileri, iştiraklerimiz, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz, hissedarlarımız, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel kurumlar ile paylaşılabilecektir.

7. Saklama Süresi

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza edilir. Sürelerin sonunda kişisel veriler, kurumun saklama ve imha politikası doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Her metin ve açık rıza tercihi için onay tarihi, onay şekli ve değişiklik geçmişi ayrıca saklanacaktır.

8. İlgili Kişinin Hakları

LVG Okul Eğitim Öğretim A.Ş. 'a başvurmak suretiyle kişisel verilerinizin;
I) işlenip işlenmediğini öğrenme,
II) işlenmişse bilgi talep etme,
III) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
IV) yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
V) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
VI) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,
VII) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (V) ve (VI) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
VIII) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
IX) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.